El albarán es el documento mercantil que deja constancia de la entrega y la recepción de un pedido. Cuando una mercancía se entrega, el receptor lo firmará como prueba de que la ha recibido correctamente. Pero ¿Qué finalidad tiene este papel? ¿Es obligatoria su entrega? ¿Qué consecuencias legales tiene? .En este artículo te lo contamos.
¿Para qué sirve el albarán?
Primero de todo, el albarán tendrá la finalidad de servir como prueba de que se han entregado los bienes. Por tanto, aunque no sea obligatorio usarlo, es recomendable hacerlo como justificación de una correcta entrega y recepción .
Este documento siempre lo tiene que expedir el que envía el producto y firmarlo el comprador. Una vez firmado, se establecerán una serie de derechos y obligaciones para cada una de las partes que explicaremos más adelante. Como podrás intuir, el uso del albarán es muy importante para evitar inconvenientes futuros entre el cliente y la empresa.
Ten en cuenta que, al firmarlo, el comprador se quedará con el original y la copia será para el que ha entregado el bien .
Partes de un albarán, ¿Cómo hacer uno?
Al elaborarlo es importante dejar constancia de una serie de datos, que son los siguientes:
- Fecha y lugar de emisión.
- Número o código del mismo.
- Datos del comprador: nombre y apellidos, dirección y DNI.
- Datos del vendedor: razón social o nombre y apellidos, dirección y NIF.
- Descripción de los bienes entregados.
- Firma y sello.
Puede que te extrañe que se incluyan todos estos datos, pero no el precio de la mercancía. Y es que, esta no es una información obligatoria dentro de este documento. En el siguiente punto veremos por qué.
Sin embargo, existen multitud de programas online de facturación que te pueden ayudar a redactar uno correctamente a través de plantillas.
Diferencia entre albarán y factura
Muchas personas confunden ambos documentos, pero su finalidad es totalmente diferente. Mientras que, como hemos dicho, el fin del albarán es dejar constancia de la entrega de una mercancía, la factura puede justificar el pago de un producto o servicio o el reflejo de albarán o albaranes que se cobrarán en un futuro. La factura es más un documento fiscal y de cobro/pago.
Por otro lado, mientras que el albarán no es obligatorio en una transacción comercial ni tiene funciones tributarias, la factura sí.
Es por esto que la información del precio del producto no es obligatoria en el albarán. Además, los datos que debe incluir la factura son también muy diferentes y están regulados en legislación tributaria relativa al IVA.
¿Qué tipos de albarán existen?
La inclusión o no del precio de los bienes en este documento, como hemos dicho, no es obligatoria, pero determinará la tipología del mismo.
Albarán valorado
En este se incluye el precio de la mercancía e incluso los impuestos afectados (IVA) y no tiene por qué ir acompañado de la factura . Sin embargo, sigue sin tener efectos tributarios.
Este tipo de albarán es muy valorado por el cliente, pues puede verificar el precio de los productos antes de abonar la factura.
Albarán sin valorar
En este caso, no se indica el valor de la mercancía en el documento . Se suele emitir cuando va acompañado de la factura en el momento de la entrega del producto.
Implicaciones legales de los albaranes
La existencia de este documento le da derecho al comprador a exigir que la mercancía cumpla con las características que se indican en el documento .
Por su parte, si el receptor firma, el vendedor podrá exigirle legalmente el pago de la factura y evitar así situaciones de morosidad, pues será una prueba de que se han entregado los bienes correctamente.
Por estos motivos, es importante como receptor revisar la mercancía y comprobar que todo está en orden. Y si no, indicar observaciones en la firma o en el albarán que se entregue al transportista o vendedor.
Es un documento clave en los tribunales en caso de demanda, tanto por parte del vendedor como del comprador. Mucho más importante que la factura. También es muy importante como prueba en los tribunales el contrato firmado o el pedido aceptado por el cliente, dado que da más fuerza probatoria a los albaranes relacionados con el mismo.
También sirve como prueba en procedimientos tributarias para probar la realidad de una factura.
Fuente: Redactado por Espacio Pymes-Lefvebre, Espacio Pymes – El portal de información para la PYME y emprendedores. y elaboración propia.
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