¿Existe un plazo fijado para el cierre contable del ejercicio? El mes de Enero inicia las fechas de cierre del ejercicio anterior cerrado a 31/12.
¿Cuánto tiempo podemos extender el cierre contable?
Si bien el cierre definitivo del ejercicio debería acometerse lo antes posible para afrontar la toma de decisiones con toda la información a nuestro alcance, puede realizarse de forma escalonada teniendo en cuenta los diferentes requerimientos de información que se producen a lo largo del año respecto del ejercicio anterior.
Además, para abrir el nuevo ejercicio contable y anotar el registro de las operaciones que se vayan realizando tendremos que cerrar el anterior, aunque sea de una forma provisional y con la idea de “reabrirlo” más tarde para cerrarlo correctamente.
Los meses de Enero a Abril hay que vigilarlos continuamente, porque tendremos 2 ejercicios abiertos simultáneamente en contabilidad y podemos cometer el error de contabilizar en el año anterior ( Enero, Febrero, …) asientos , facturas, etc que pertenecen realmente al ejercicio actual o recién abierto.
Fechas clave que debemos tener en cuenta en el proceso continuado de cierre del ejercicio
20 de enero
Con la presentación de los distintos modelos de retenciones (111, 115 y 123) tendremos que tener cuadradas las partidas de gastos correspondientes a:
- Retribuciones al personal, seguridad social, servicios profesionales recibidos, arrendamientos pagados e intereses y dividendos devengados, que también debe coincidir con las cifras declaradas en los respectivos resúmenes anuales (190, 180 y 193) antes del 31 de enero.
30 de enero
Con la presentación de las distintas declaraciones de IVA (303, 349 y 390) ya conocemos el volumen de operaciones del ejercicio por lo que las distintas partidas de ingresos ya son inamovibles, así como los gastos que hayan supuesto la deducción del IVA soportado (salvo errores y presentación de declaraciones complementarias).
28 de febrero
Una segunda conciliación de estas partidas vendrá con la presentación de la declaración de operaciones con terceras personas (modelo 347) antes de terminar febrero, en donde además deben coincidir otras partidas por importe superior a 3.005,06 euros, como subvenciones o indemnizaciones recibidas.
Por favor, concilien con clientes y proveedores/acreedores los importes declarados. En caso de discrepancia o error, puede que sea necesario, por facturas emitidas, presentar una complementaria del correspondiente Mod 303 ( y sustitutiva del Mod 390 anual) si nos hemos dejado de declarar facturas emitidas
31 de marzo
De acuerdo con el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado. Obviamente, para poder formular las cuentas anuales es necesario haber cerrado definitivamente el ejercicio, si bien no existe un procedimiento sancionador que nos impida retrasar este proceso sin consecuencias, más allá de las propias exigencias de socios y/o superiores.
Formular cuentas anuales significa “elaborar” las cuentas anuales definitivas (en caso de PGC PYMES: Balance de situación, Pérdidas y ganancias y Memoria).
El cierre del ejercicio, por lo tanto , debería estar realizado el 31/03
30 de abril
La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18, establece la obligación de legalizar telemáticamente los libros que deban llevar los empresarios antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.
La legalización del Libro de inventarios y cuentas anuales supone conocer la variación de existencias y el asiento del impuesto de sociedades y tener listas las cuentas anuales, además de los balances de sumas y saldos trimestrales ( apertura, a 31/03, a 30/06, a 30/09, a 31/12, regularización cuentas de pérdidas y ganancias y cierre).
Por supuesto hay que legalizar el Libro Diario del ejercicio incluyendo el asiento de cierre.
Si ha habido variación de socios o accionistas, el libro de socios (o de acciones nominativas) debe tener anotadas las operaciones que alteren su participación en el capital y legalizarse ( sólo en años con variación en los socios/accionistas o en porcentajes).
El libro de actas conlleva tener correctamente registrados todos los acuerdos alcanzados por administradores y socios y debe legalizarse también cada año. En las sociedades con Consejo de Administración también debe legalizar el Libro de Actas del Consejo.
El Código de Comercio, en su artículo 28, establece cuáles son los libros contables obligatorios:
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
- Libro Diario
Las sociedades mercantiles, además del libro de inventarios y cuentas anuales, y del libro diario, están obligadas a llevar:
Libro de actas: deben constar, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones (art. 26 Código de Comercio).
Debe considerarse también el Libro de Actas del Consejo de Administración, si existe Consejo de Administración en la sociedad.
Libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas, incluidas las laborales, y en las sociedades comanditarias por acciones (art. 116 LSC).
Libro registro de socios en las sociedades limitadas (arts.104 y 105 LSC).
Libro registro de contratos del socio único en las sociedades unipersonales (art. 16 LSC).
25 y 30 de julio
La presentación de la declaración del Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, fecha tope el 25/07) implica, junto con el depósito de las cuentas anuales (hasta un mes después a su aprobación, fecha tope 30/07), dar por cerrado definitivamente ejercicio anterior, por lo que ya no podremos demorar más el cierre contable, en aquellos aspectos no contemplados en los apartados anteriores.
Lo que no hayamos contabilizado debidamente puede tener consecuencias nefastas, desde un pago de impuestos superior al debido hasta incluso en el peor de los casos inspecciones y sanciones varias o responsabilidad de los administradores/consejeros.
Enlaces de referencia:
BOE – Código de comercio y legislación complementaria
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