Cuando se otorga un poder general a un empleado o a un directivo de la empresa, es aconsejable limitarlo. Además, considere la opción de firmar con el apoderado una ‘side letter’, en la que se indique cómo debe usar el poder.
Poder especial y poder general. Limitaciones poder general
Poder. A la hora de otorgar un poder, recuerde que éstos pueden ser especiales o generales:
- Los especiales son los que se otorgan para realizar un acto concreto (por ejemplo, vender un determinado inmueble en nombre de la empresa). Cuando ese acto ha sido llevado a cabo, el poder queda sin efecto (sin necesidad de revocarlo expresamente).
- Los poderes generales otorgan facultades que el apoderado puede realizar de forma recurrente (operar con los bancos, contratar empleados, comprar mercancías…). Estos poderes sí deben ser revocados expresamente (cuando la empresa lo desee), y se inscriben obligatoriamente en el Registro Mercantil (a excepción de los poderes generales para pleitos).
Limitaciones. Pues bien, siempre que otorgue un poder general (por ejemplo, a empleados o a directivos de su empresa), establezca limitaciones al poder. Para ello:
- Redacción. Redacte las facultades que tendrá el apoderado de forma concisa y concreta, evitando expresiones genéricas que puedan llegar a ser un “cajón de sastre”. No es lo mismo indicar, por ejemplo, que el apoderado podrá “contratar” en nombre de la sociedad que especificar que sólo podrá “comprar mercancías a proveedores”.
- Cuantía. Establezca limitaciones económicas, de manera que el apoderado sólo pueda ejercer sus facultades hasta un determinado importe, sea por operación, sea acumulado en un mes, por ejemplo.
- Forma de ejercicio. Otra forma de limitar el poder es que éste sea mancomunado, es decir, que sea necesaria la intervención conjunta de más de un apoderado. En ese caso, indique por cuántos apoderados deberán ser ejercitados los poderes (por ejemplo, “dos cualesquiera de los apoderados”).
¿Una 'side letter'?
Uso del poder. Esas limitaciones constarán en el Registro, y los terceros con los que contrate el apoderado sabrán, por ejemplo, si la operación está dentro de los límites que le están permitidos o si se necesita la firma de otro apoderado. Pero, además, muchas empresas firman con el apoderado una side letter (cartas accesorias-documentos accesorios a un pacto o contrato. Al contrario de lo que ocurre con los anexos, no forman parte del contrato. Aunque se refieren al mismo, aclarando, complementando o modificando sus términos):
- Se trata de un documento (por ejemplo, una carta que firman la sociedad y el apoderado) en el que la empresa indica al apoderado cómo deberá ejercitar el poder. Es similar a una guía de actuación.
- Por ejemplo, que deberá actuar de forma diligente y de acuerdo con las políticas internas de la empresa, que no se extralimitará de las facultades otorgadas o que, antes de utilizar el poder, recabará el permiso de un determinado directivo. También se suele establecer que, cuando el apoderado cause baja en la empresa, dejará de ejercitar los poderes inmediatamente y deberá devolver la escritura (sin perjuicio de que se le revoque el poder formalmente).
Obligaciones exigibles al apoderado
Algunas de estas obligaciones son exigibles al apoderado aunque no consten en este documento (por ejemplo, si se extralimita del poder, la empresa podría exigirle responsabilidades). Pero la firma de una side letter reduce el riesgo de hacer un mal uso del poder, pues tiene un efecto disuasorio. De hecho, en ella puede incorporarse incluso una indemnización a favor de la empresa en caso de mal uso, aunque lo habitual es mencionar, simplemente, que la empresa reclamará judicialmente cualquier perjuicio que le ocasione el uso indebido del poder.
Fuente: ESPACIOPYMES. COM
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